מערך השירות הלאומי והצבאי בימי דוד המלך התבסס על ארגון קפדני וחלוקת העם למשמרות חודשיות, בדומה למשמרות הכהנים והלויים [ביאור שטיינזלץ]. מערכת זו הוקמה כבר בתחילת מלכותו של דוד, והיא מוזכרת כאן כהמשך ישיר לפירוט מניין הלויים בפרקים הקודמים [רש"י].
העם חולק לשנים עשר חלקים, כאשר כל קבוצה שירתה את המלך חודש אחד בשנה. המילים הַבָּאָה וְהַיֹּצֵאת מתייחסות לתחלופה התמידית: כל מחלקה נכנסת לתפקידה בתחילת החודש ויוצאת בסופו, וחוזר חלילה במעגל השנה [מצודת דוד]. המילה הַמַּחֲלֹקֶת (או המחלקות) נגזרת מהמילה "חלק", ומציינת את החלקים השונים בעם [מצודת ציון]. במהלך החודש שלהם, אנשי המחלקה היו מגויסים ומוכנים לצאת למלחמה ולבצע את כל עבודות המלך [רש"י]. בנוסף לתפקידם הצבאי, ייתכן שכל מחלקה הייתה אחראית גם לכלכל את המלך ואת ביתו בחודש המשמרת שלה מתוך מיסים שלקטו, כפי שהיה נהוג מאוחר יותר בימי שלמה המלך [רש"י, רלב"ג].
המערכת נוהלה על ידי היררכיה פיקודית ברורה. ראשי האבות הופקדו על העם, ותחתיהם פעלו שרי האלפים והמאות. לצידם עמדו וְשֹׁטְרֵיהֶם, שתפקידם היה לאכוף את פקודות השרים, לזרז את האנשים ולוודא שעבודת המלך נעשית בזמנה [מצודת דוד]. הביטוי לְכֹל דְּבַר הַמַּחְלְקוֹת מתייחס לכל הנוגע לניהול השוטף של קבוצות אלו [ביאור שטיינזלץ].
כל מחלקה מנתה עֶשְׂרִים וְאַרְבָּעָה אָלֶף איש. מספר זה כלל לא רק את הלוחמים, אלא גם את המפקדים, נעריהם ומשרתיהם [רלב"ג]. למרות שאוכלוסיית ישראל הייתה גדולה בהרבה, דוד בחר בקפידה רק אנשי חיל ועשירים שיכלו להרשות לעצמם לעזוב את עסקיהם לחודש ימים מבלי לקרוס כלכלית, ופטר מכך את עניי העם שהיו זקוקים לעבודתם היומיומית לפרנסתם [רש"י].
פירוט מספר המשרתים, הנרמז במילים וּבְנֵי יִשְׂרָאֵל לְמִסְפָּרָם, בא גם ליישב פער מספרי במקרא. בעוד שבספר שמואל נמנו 800,000 איש בישראל, בספר דברי הימים נמנו 1,100,000. הפער של 300,000 האיש מוסבר בדיוק על ידי אותם משרתי המלך: 12 מחלקות של 24,000 איש (העולים לסך של 288,000) בתוספת 12,000 נשיאי ישראל, משלימים יחד 300,000 איש שלא נספרו בספר שמואל אך נכללו במניין כאן [מלבי"ם].